“Hoe betrek ik mensen er bij?…”
Over samenwerken, (burger)participatie, fusies (!)
en meer…
Je bent dienstverlenend.
En tegelijkertijd tracht je om die ander, de burger, de medewerker, actief te betrekken in planvorming, maatregelen, verbeteringen.
Die ander is er immers bij gebaat, dat hij of zij actief meedenkt in die planvorming, die maatregelen, dat beleid. En je verwacht, als ieder weldenkend mens, dat die ander dus staat te springen om actief te participeren.
!!?
Hoe kan het, dat de werkelijkheid vaak zo anders uitpakt dan je hebt voorzien? De burger die niet op komt dagen om een actieve rol in planvorming te spelen. De medewerker die, ondanks de goede intenties, niet meedenkt over maatregelen. Verbeteringen die blijven hangen in goede voornemens, maar uiteindelijk niet levensvatbaar blijken. En, om een zijstraat te noemen: de talloze fusies die, ondanks een evidente ‘efficiency-verbetering’, uitlopen op vooral kostbare exercities met vaak een beperkt resultaat…
Waarom?!
Antwoord: door Motivatie. Of beter gezegd: omdat Coping de wereld anders maakt dan je zo op het eerste gezicht zou verwachten.
Benieuwd naar de afloop?…
“Het Plan klonk zo goed”
De leidinggevende aan het woord…
Waar komt het niet voor: “We zagen verschillende afdelingen langs elkaar heen werken, het wiel opnieuw uitvinden. Dus er werd een plan bedacht. Communicatie-mensen ingehuurd. We hadden zelfs een soort kaartsysteem dat iedere medewerker op zijn of haar bureau kon zetten. Een soort ‘token’. En wat gebeurt er? We zijn nu een jaar verder en het lijkt alsof iedereen heeft afgehaakt. Toch hebben we mensen er echt actief bij betrokken. En zie nu het resultaat!”
Nog één. Het lijkt op het eerste gezicht wat anders, maar we gaan ontdekken dat er hetzelfde speelt: “ik plan een meeting tussen twee afdelingen om elkaar eens beter te leren kennen. Daarnaast lijken beide afdelingen op elkaar dus wellicht kunnen ze van elkaar leren. En je raadt het: op het laatste moment laat iedereen afweten…”
Zullen we nog iets scherper? Er is iets gepland en niemand komt. Of: we spreken met elkaar iets af, en er komt drie-maal-nix van terecht.
Klinkt bekend? Oh, en we vergeten nog de klaagzang die met dit alles gepaard ging…
“Zo onterecht!…”
“Maar wat ging er dan verkeerd?!”
Verkeerd? Er ging niks ‘verkeerd’! De intentie is immers goed: om een verbetering voor iedereen te bereiken! In het werk, in de gemeente, in de provincie, voor medewerkers, voor de burger…
Maar in termen van Motivatie pakt dit anders uit.
Hoe komt dat? Om precies te zijn: door Coping.
Door die taal van Coping wordt de intentie van de één door de ander anders gezien. Zes topics spelen in dit geval een rol, zo lijkt het.
We beginnen met de makkelijkste (die wisten we eigenlijk al): “we waren vergeten de betrokkenen om wie het ging uit te nodigen”.
Maar daarnaast zijn er nog een paar: de timing, de communicatie, wat gebeurt er met ervaringsdeskundigheid, oog voor de heersende cultuur? En hadden we niet de planvorming al in ons hoofd nog voor dat die ander erbij betrokken werd?
Laten we eens kijken wat zich in het hoofd van de medewerker (of burger, of vrijwilliger, of bezoeker, of buurtbewoner)…
… Maar nu de medewerker aan het woord!
“Moet je nu eens horen… Ze zijn van plan om onze afdelingen bij elkaar te trekken. Ik kan je nu al vertellen: dat is een verkapte bezuinigingsmaatregel! Ze hebben ook een communicatiebureau ingehuurd, dus het is menens! Nou zo makkelijk krijgen ze me hier niet weg, hoor! Ik zit er al meer dan twintig jaar. Oh, en ze hebben ook nog zo’n leuk kartonnen-gevalletje bedacht. Laten ze het geld voor iets anders gebruiken.”
En let vast even op twee dingen: de nuance… (die er niet is), het indekken voor gevaar, en… het zoeken van gelijkgestemden.
We gaan verder…
De meeting tussen twee afdelingen om elkaar beter te leren kennen. Het lijkt zo’n goed idee, maar niemand komt opdagen. “Waarom moeten we elkaar leren kennen? Dat doen we toch zelf al voldoende in de wandelgangen? Als ik iemand nodig heb dan stap ik erop af, daar heb ik niemand voor nodig. En waarom die actie zo plotseling, wat zijn ze nu weer van plan?”
En zie ook hier: de extremen en het indekken voor gevaar: “wat zijn ze nu weer van plan”, met nadruk op het woordje “ze”…
De laatste: waar niemand komt opdagen…
En deze is wat scherper, want ‘niet komen opdagen’ is meestal een manier om een ‘statement’ te maken. Niet altijd, zeker. Maar vaak wel… Helaas. En ook hier spreekt die taal van Coping: “ik zeg het niet hardop, dat vind ik niet nodig (om wat voor reden dan ook), maar ik heb andere prioriteiten”.
Behalve in geval van overmacht, dubbele afspraak, of een andere fraaie geldige reden, is ‘niet op komen dagen’ een interessante (en belangrijke) uiting van Coping. Welke uiting, dat weet je nooit precies. Maar het is een indicatie om alert te zijn. De boodschap, de taal te verstaan die er achter ligt. De taal van Coping…
Over Participatie en meer…
Motivatie met een onverwachte uitkomst!
Zo te horen klinkt het allemaal niet zo best. Maar dat is niet de boodschap. De boodschap ligt in de taal van Coping. En die is in twee opzichten helemaal niet zo ongunstig…
Het eerste goede nieuws in die taal van Coping: alle betrokkenen zijn ‘on high alert’. En hoe vreemd het ook mag klinken die taal van Coping vertelt daarmee dat mensen dit vraagstuk serieus nemen (wat inderdaad je intentie was); maar sterker nog, (waarschijnlijk) ook melden bij dit vraagstuk actief en serieus betrokken te willen worden (wat eveneens de intentie was): “De timing is verkeerd: je hebt mij er niet van het begin af aan bij betrokken, ik heb niets hierover in de communicatie gehoord, je hebt mij gepasseerd, mijn expertise doet er kennelijk niet toe. Sterker nog, hieruit blijkt dat er al een plan gereed ligt waar ik geen invloed op heb gehad.”
Dus kom ik niet…
Dat is het goede nieuws voor het vraagstuk: het wordt serieus genomen. Ondanks dat op het eerste gezicht het tegendeel blijkt.
Maar er klinkt nog iets in door; een tweede boodschap die op het eerste gezicht ook niet best klinkt, maar juist positief is over de inhoud van het werk: “Waarom ben ik niet vanaf het begin bij dit vraagstuk betrokken, ik heb toch kennis van zaken, ik ben er zelfs direct bij betrokken”. Een variant: “Ik word in mijn expertise nauwelijks serieus genomen: ik weet toch zelf wel op wie ik wel of niet moet afstappen?” Vergezocht? Niet echt. Hoe meer je je werk serieus neemt, hoe meer je iedere vorm van interventie met wantrouwen tegemoet ziet. “Word ik wel serieus genomen, word ik gezien als expert?” En hier klinkt het tweede, goede nieuws: de trots op het werk. Betrokken willen worden “als expert”.
Wat te doen om participatie te bewerkstelligen?
Hoe pak je dit aan? Is er een stappen-plan?
Er is goed nieuws en slecht nieuws…
Een aanpak voor Motivatie
Bij participatie is Coping aan het woord. En hoe meer het vraagstuk iemand ter harte gaat, hoe luider die taal van Coping klinkt. Die taal niet alleen leren spreken, maar vooral ook leren verstaan is de kern van wat wij in het Motivation Institute proberen inzichtelijk te maken.
Hoe pak je dit aan?
Beginnen met het slechte nieuws: er is geen stappen-plan om een vraagstuk tot een goed einde te brengen. Ieder vraagstuk heeft een eigen ‘dynamiek’. Een eigen doelgroep, met een eigen taal, eigen wensen en eigen noden. Die verschillen maken dat er geen ‘one-size-fits-all’ benadering bestaat om mensen te motiveren richting participatie. Dat is een illusie.
Maar een goed begin is wel het halve werk. En daarin schuilt het goede nieuws.
Iedere aanpak voor Motivatie begint met kennis van zaken.
Zo bleek een organisatie een verrassend nieuw gebruik te maken van het PM-Interview als onderdeel van de Training ‘Management van Motivatie’. Door betrokkenen onderling te laten interviewen, bleek een fundament te worden gelegd die bereidheid tot participatie aanzienlijk binnen de organisatie heeft verbeterd.
Inzicht die door voorlichting zelf door de organisatie werd aangedragen.
Het Motivation Institute biedt voorlichting in vele soorten en maten…
Intake
Onze overtuiging is, dat iedere organisatie prima in staat is om een eigen aanpak voor ieder vraagstuk rond Motivatie te ontwikkelen. En die aanpak begint met inzicht in Motivatie en de processen die daarin een rol spelen.
Geen communicatiestrategieën als niet duidelijk is waar het in (bijvoorbeeld) participatie nu precies mis lijkt te gaan. Niet beginnen met dure vragenlijsten wanneer je niet precies weet waarnaar je moet vragen en welke thema’s er spelen. Geen dure trainingen, wanneer je je doel op een eenvoudiger wijze kunt halen.
Diagnose
Een belangrijk onderdeel van het eerste contact met het Motivation Institute vormt wat we noemen: een Diagnose. Want wat is de aanleiding voor de interesse in Motivatie?
Met de opgedane kennis van zaken is de organisatie prima in staat om een Diagnose te stellen. Of een doel. Willen we uitsluitend voorlichting, of willen we meer? En voor wie dan precies?
Om wie gaat het precies? Of om wat gaat het precies?
Het maakt wel even verschil of het gaat om het aansturen van medewerkers, of om het bepalen van de beste strategie om burgers te laten participeren in een specifiek thema.
Het heeft allemaal te maken met Motivatie. En het bepaalt de koers die je met het onderwerp wilt varen…
Beslagen ten ijs…
Vooroverleg in de vorm van een Intake met een goede Diagnose van ‘wie, wat en waarom’ biedt inzicht in de start naar een mogelijk traject rond Motivatie.
Het Motivation Institute biedt een aantal opties aan voor deze trajecten:
Meer informatie?…
Neem contact met ons op
Meer weten?… We zoeken graag contact!….
Vul onderstaande gegevens in en we benaderen u zo spoedig mogelijk
Dat kan per email of telefonisch afhankelijk van uw voorkeur